Planejar um casamento envolve solicitar a confirmação de presença dos convidados, uma etapa crucial. A confirmação é essencial para organizar o evento e garantir que haja lugares e comida suficientes para todos. Existem várias maneiras de solicitar essa confirmação, como incluir cartões de RSVP nos convites ou criar um site personalizado para o casamento. É importante definir uma data limite para as respostas e acompanhar os convidados que ainda não confirmaram. Com uma abordagem organizada e atenciosa, é possível garantir que o grande dia seja perfeito para todos os presentes.
Uma das etapas do planejamento do casamento é a confirmação de presença dos convidados. Pois, é por esse método que os noivos e os cerimonialistas vão ter uma base de quantas pessoas vão comparecer e assim, será possível fazer os cálculos do buffet, bebidas, acentos, lembrancinhas e outros itens importantes da cerimônia.
Pensando nisso, abaixo separamos as principais dicas de como pedir a confirmação de presença na sua cerimônia de casamento de forma ágil e assertiva. Boa leitura!
Qual a importância da confirmação de presença no casamento?
Como falamos acima, é a partir do número de pessoas confirmadas na cerimônia que os noivos e os cerimonialistas conseguem fechar os contratos de comes e bebes, decoração, mesas, cadeiras e outros.
Dessa forma, é importantíssimo contar com um serviço de RSVP para o seu casamento. Vindo do francês, a sigla significa “Responda, por favor”.
O objetivo de contar com uma empresa de RSVP é confirmar a presença dos convidados, seja via telefone ou WhatsApp, por exemplo. Assim, os colaboradores da empresa vão entrar em contato com as pessoas da sua lista de casamento e perguntar se elas vão comparecer ou não.
Somente dessa maneira, os noivos terão quase 100% de certeza de quantas pessoas irão comparecer à cerimônia.
Para os serviços de RSVP os noivos têm duas opções: contratar uma empresa ou fazer eles mesmo a confirmação. Contudo, em ambos é necessário seguir um protocolo, pois é necessário ser educado e polido durante o contato.
Além de criar um roteiro de contato, também é imprescindível definir uma frequência. Pois, tem empresas que, ao não conseguirem contato em um dia, ligam todos os dias até a pessoa atender, o que não é nada legal.
Vale lembrar também que em horários comerciais, as pessoas estão trabalhando e podem não retornar o contato.
A melhor alternativa, é dividir os convidados em categorias de dias e horários para ter assertividade no primeiro contato.
Quais são os métodos de confirmação de presença no casamento?
Como essa etapa de confirmação de presença é bem antiga, existem os métodos tradicionais e os modernos. Assim, os RSVP são divididos em passivo e ativos.
Os métodos passivos são aqueles que os convidados entram em contato para confirmar sua presença, assim, os noivos podem disponibilizar um número de telefone, e-mail ou um campo de confirmação no site de casamento.
Já o método ativo é quando os noivos ou uma empresa contratada ficam responsáveis por entrar em contato com cada um dos convidados para confirmar a presença, como falamos acima, seja por telefone, WhatsApp, email ou SMS.
Outra forma de RSVP é adicionar uma tag no convite, com os locais para confirmação de presença ou adicionar no site de casamento um pop up com o link de confirmação.
Foto de Caleb Oquendo na Pexels
Como o iCasei pode ajudar os noivos na confirmação de presente de casamento?
Os casais que escolhem o iCasei para desenvolverem seu site de casamento têm acesso a mais de 150 recursos e a confirmação de presença é um deles. Ou seja, com a nossa plataforma os noivos têm acesso aos RSVP passivo telefônico e RSVP online, através do site do casal.
Assim, no RSVP passivo telefônico, que está disponível nos planos Classic e Black, nós disponibilizamos números de telefone para que os convidados possam confirmar a presença por meio de uma ligação. Desse modo, os números ficam disponíveis no site do casal e os noivos devem enviar para nossa equipe a lista de convidados.
Já no RSVP online, disponível em todos os planos, os convidados preenchem um formulário de confirmação de presença, que fica disponível no site de casamento do casal. Assim, o casal pode escolher a confirmação por lista de confirmação aberta que ficará liberada para que os convidados digitem o nome e número de pessoas que quiserem durante a confirmação.
E também pode escolher a lista de confirmação reservada. Nesse modelo, o casal adiciona os nomes dos convidados na lista antes deles confirmarem a presença, então somente as pessoas que já estão com o nome da lista é que podem confirmar a presença no site.
Como organizar e gerenciar a lista de convidados de casamento?
Fazer a confirmação de presença dos seus convidados merecem um planejamento para que tudo saia de forma simples, ágil e organizada. Desse modo, além de escolher o método de confirmação de presença, coloque uma data final para resposta.
Pois, se o casal não fizer isso, sempre vai aparecer mais alguém e vocês nunca vão conseguir fechar um número de pessoas.
Abaixo separamos outras dicas para organizar e gerenciar a lista de convidados do seu casamento.
Foto de Jhon Macias na Pexels
Como garantir respostas rápidas e eficazes?
Uma das preocupações dos casais é conseguir respostas rápidas de confirmação de presença. Afinal, quanto mais rápido terminar essa etapa, mais ágil será o fechamento de outros detalhes.
Nesse sentido, a dica para agilizar esse processo é entregar os convites já solicitando o RSVP, assim, os convidados sabem que tem que fazer isso.
Além disso, é importante enviar lembretes e cobrar a confirmação, de forma educada, dos esquecidos. Dessa forma, fica mais fácil de gerenciar a lista e ter todas as confirmações com antecedência.
Como lidar com a falta de confirmação e ausência?
Como falamos acima, o casal deve escolher uma data limite para confirmação de presença e deixar claro que após aquela data não dá para incluir ninguém. Então, para não sair de “malvados”, é necessário que o casal envie lembretes, ligue e mande mensagem para a lista a fim de conseguir a confirmação.
Caso os noivos tenham contratado uma empresa, fique no pé deles até conseguir todas as confirmações e lembre-se de colocar no roteiro, no convite, nas mensagens e no site a data limite para confirmação.
Os convidados podem acrescentar pessoas na confirmação de presença no casamento?
Outra preocupação dos casais é o acréscimo de pessoas na hora da confirmação. Dessa forma, para driblar esse problema é necessário que a empresa ou os noivos sejam claros na mensagem.
Caso algum convidado peça, fala que não tem como mais acrescentar pessoas e que o número está fechado. Nesses casos não dá para abrir exceções, pois todo o planejamento do seu casamento já está feito.
Portanto, para não sofrer com a confirmação de presença no casamento é essencial contar com um serviço de RSVP e ter paciência, calma e planejamento! No final dá tudo certo, siga as dicas acima, conte com a ajuda de um parceiro e coloque uma data limite. Fazendo isso, a confirmação será rápida e tudo sairá conforme o planejado.
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Planejar um casamento envolve solicitar a confirmação de presença dos convidados, uma etapa crucial. A confirmação é essencial para organizar o evento e garantir que haja lugares e comida suficientes para todos. Existem várias maneiras de solicitar essa confirmação, como incluir cartões de RSVP nos convites ou criar um site personalizado para o casamento. É importante definir uma data limite para as respostas e acompanhar os convidados que ainda não confirmaram. Com uma abordagem organizada e atenciosa, é possível garantir que o grande dia seja perfeito para todos os presentes.
